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Comment créer un webinaire - 9 conseils pour un début réussi [+ check-list]

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Comment créer un webinaire - 9 conseils pour un début réussi [+ check-list] Respirez. Souriez. Cliquez sur "démarrer" et souhaitez la bienvenue à vos participants.

Les webinaires sont des outils marketing très populaires aujourd'hui. Ils permettent de discuter de sujets d'actualité, de les aborder à un moment précis, d'interagir avec les téléspectateurs mais aussi d'enregistrer la session pour la visionner de nouveau plus tard. Les webinaires sont rentables et relativement faciles à mettre en place. 

Cependant, ils y a beaucoup de choses à considérer avant de se lancer dans les webinaires. Vous pourriez tomber de haut si vous ne les préparez pas suffisamment. 

Nous sommes ravis que vous soyez-là, car dans cet article nous verrons quels sont les points importants pour mettre en place et animer un webinaire réussi. Nous avons également créé une check-list détaillée pour vous aider à organiser un webinaire digne de ce nom.

  1. Objectif
  2. Audience cible
  3. Experts
  4. Contenu
  5. Plateforme
  6. Équipement
  7. Marketing
  8. Évènement
  9. L'après webinaire


1. Objectif

La première et bonne question à se poser est la suivante : "pourquoi organiser un webinaire ?". Est ce que votre objectif est de générer de nouveaux leads, d'ajouter de la valeur à vos clients ou d'informer vos auditeurs sur un certain sujet ? Qu'importe ce qui vous motive, cela vous permettra de déterminer comment approcher votre sujet, créer votre contenu, contacter l'audience ciblée et interagir avec elle. Cela va également déterminer ce que vous pourrez mesurer lorsque le webinaire aura été organisé et que vous pourrez vérifier les statistiques. 

Soyez réaliste par rapport au sujet que vous choisissez, surtout si vous débutez avec les webinaires, et préférez un sujet qui attirera avec certitude des auditeurs. Une fois que vous serez un animateur plus agguéri, vous pourrez vous pencher sur des sujets plus spécifiques. 

2. Audience cible

Votre audience cible est fermement liée à votre "pourquoi". Si vous organisez un webinaire pour vos clients existants, votre angle d'approche et votre contenu différeront d'un webinaire mis en place pour des clients potentiels, qui ne sont pas encore sûrs de vouloir s'engager avec vous.

Dans un webinaire qui vise vos clients ou des personnes qui sont déjà engagées dans votre entreprise, vous allez très certainement partager des informations qui sont intéressantes ou compréhensibles pour une audience dont les produits et services lui sont déjà familiers.

Des informations détaillées sur vos produits ou sur des caractéristiques de vos services sont typiquement ce que vous serez amené à partager avec vos clients dans vos webinaires. Souvenez-vous simplement de ne pas utiliser des mots trop techniques qui pourraient empêcher votre audience de comprendre parfaitement ce dont vous parlez, même si elle connait déjà vos produits ou services. Si vous vous appuyez trop sur des termes technologiques très (trop) précis, le webinaire risque d'être trop fastidieux à suivre.

Dans les webinaires visant des prospects ou des clients potentiels, vous pouvez mettre en avant les aspects les plus intéressants de ce que vous offrez. Gardez simplement en tête de ne pas en dire trop, de façon à ne pas délivrer les meilleures informations gratuitement.

Faites également attention de ne pas éloigner votre audience en vous focalisant de trop sur un ou plusieurs points que vos prospects ne connaissent pas encore très bien. Ces prospects sont en haut de votre funnel et votre but est de donner de l'inspiration, de créer des besoins et de renforcer leur confiance envers vous.

3. Experts

Une fois que vous connaissez votre audience cible, vous devez déterminer qui sera son interlocuteur, capable de parler de n'importe quel sujet donné. Même si vous êtes le présentateur de webinaire désigné de votre entreprise, n'essayez pas de gérer cette tâche tout seul. L'une des raisons est que l'ennuie peut s'installer si votre audience se trouve toujours face au même interlocteur à chaque webinaire de votre entreprise. Essayez d'apporter de nouvelles têtes en engageant des personnes tout aussi talentueuses venant de votre entreprise - ou de l'extérieur -  pour leur permettre de partager leur expertise dans vos webinaires.

Ayez également toujours un plan B. Les gens peuvent malheureusement tomber malade. Qui remplacera votre animateur s'il ne peut pas être présent au webinaire ?

Pensez aux sujets qui peuvent être abordés, et qui serait le plus à même de pouvoir en parler. Voyez aussi les gens comme des acteurs. 

  • Quelle est leur rhétorique ?
  • Peuvent-ils discuter d'un sujet en étant captivant ?
  • Si une personne dans l'audience pose une question, sont-ils capables de répondre sous une faible pression ?

4. Contenu

Échangez des idées et commencez à rassembler des informations. Prenez des notes sur ce que les autres de votre secteur d'activité font. Soyez inspiré et essayez d'y ajouter votre propre touche. Prenez vos collègues comme sources d'exemples ou simplement pour avoir un deuxième avis. 

Une personne en charge doit compiler toutes les informations recueillies, puis il est à vous de faire en sorte que la présentation soit présentable. Images floues, sources diverses et diapositives tellement remplies qu'il est difficile d'en comprendre le sens n'ont pas leur place dans un support de présentation pour un webinaire.

En réalité, dans les webinaires, il est mieux d'avoir des diapositives avec un minimum de textes, ou même mieux, seulement avec des images qui illustrent ce que vous être en train de dire, à ce moment précis. De cette façon, les participants peuvent vraiment se concentrer sur ce que vous êtes en train de dire et ne seront pas distraits par la lecture des diapositives. Ayez une diapositive avec un sommaire au début de votre présentation pour permettre à votre audience de savoir à quoi s'attendre. Beaucoup des spectateurs visionnant votre webinaire s'occuperont de leurs tâches quotidiennes en même temps et pourront ainsi focaliser leur attention seulement sur les parties qui les concernent.

Il n'existe aucun gourou du diaporama - charmant qui plus est - à qui un bon entraînement de sa présentation ne serait pas utile. Il est définitivement important de passer en revue votre webinaire au moins deux ou trois fois avec tous les intervenants.

Cela vous permettera d'avoir une idée du temps que vous utilisez. Cet entraînement est très important car cela va éviter de déborder de 20 minutes sur un webinaire censé durer une heure - ou de terminer avec 20 minutes d'avance.

Les retours de nos propres webinaires sont très clairs par rapport à cela : les auditeurs sont reconnaissants et contents lorsque le temps annoncé est respecté. En règle générale, un webinaire peut durer entre 30 et 45 minutes. À la fin, vous pouvez donner 15-20 minutes aux participants et répondre à leurs questions. 

Si vous avez deux présentateurs pour votre webinaire, créant ainsi un dialogue pour discuter de votre sujet, l'entraînement est un bon moyen de mettre en place qui dit quoi et quand. L'entraînement va également permettre d'éviter de se couper la parole ou de s'emparer du pointeur de l'autre lors de l'évènement. Dans l'ensemble, répéter votre webinaire à l'avance ne peut que vous faire paraître plus professionnel, sûr de vous et détendu. 

5. Plateforme

Choisir une plateforme pour vos webinaire est un facteur clé puisqu'il détermine réellement quelles fonctionnalités seront disponibles pour vous et votre audience.

Voici quelques idées de plateformes :

Ces plateformes - et beaucoup d'autres - se distinguent par leurs fonctionnalités : nombre de participants, option de partage d'écran, possibilités d'interraction, variété du package et, bien entendu, le prix. Par conséquent, vous devez vous référer à votre but pour votre webinaire et votre audience cible. Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes pour réussir votre objectif ?

  • Avez-vous besoin que votre nombre maximum de participants soit un nombre à deux ou trois chiffres, ou même plus ?
  • Avez-vous besoin que des personnes venant de l'extérieur puissent aussi être des présentateurs ?
  • Voulez-vous que les participants aient la possibilité de discuter entre eux ?

6. Équipement

Les webinaires sont dépendants à la technologie et c'est pour cette raison que vous devez investir - autant du temps que de l'argent - pour avoir un bon équipement pour héberger un webinaire.

Vidéo

Vous hébergerez votre webinaire depuis votre ordinteur (portable ou de bureau, peu importe) et, en fonction de cela ainsi que de vos préférences personnelles, vous devrez alors utiliser soit la caméra intégrée à votre ordinateur, soit une caméra externe. Utiliser cette dernière a ses avantages, puisqu'elle peut être bougée pour montrer une vue plus large de votre environnement. La caméra de votre ordinateur portable montrera toujours la même vue plutôt limitée et aura également un angle vers le haut, qui n'est pas des plus flatteurs.

Un webinaire Liana Technologies en action. Un format picture-in-picture permet aux présentateurs d'être montrés, en plus des diapositives, pour donner une touche plus personnelle au webinaire.

Dans certains cas, vous pouvez simplement montrer votre diaporama sur l'écran. Cependant, il peut être soutenu que montrer les présentateurs du webinaire donne une touche plus personnelle et plus engageante au webinaire. La majorité des plateformes permettent de montrer simultanément l'écran de la caméra et du screencast, dans une sorte de format picture-in-picture.

Audio

Les problèmes ou bugs avec le son ou l'image ne sont jamais très drôles. Pas seulement pour vous, mais surtout pour votre audience qui a investit de son temps pour pouvoir vous écouter. Vous devez offrir une expérience agréable sans craquements, sifflements, battements ou tout autre effet sonore peu plaisant. Ainsi, avoir un micro externe pour présenter vos webianire est recommandé. 

Pendant que vous y êtes, choisissez-en un qui a différents paramètres pour recueillir le son, de façon à ce que vous puissiez choisir le meilleur en fonction de l'endroit où vous vous situez.

Wi-Fi

Cela ne vous viendrait peut-être pas à l'esprit si votre Wi-Fi est rapide et performante. Cependant, vous aurez des problèmes avec votre webinaire si la connection est mauvaise. Ainsi, changez vos câbles si vous avez précédemment rencontré des problèmes avec votre Wi-Fi. Et si vous voulez vraiement être certain de ne pas avoir de problème de connexion, vous pouvez toujours passer à une connexion haut-débit filaire. Une connexion sans-fil peut toujours être perdue sans aucune raison. 

Une fois que votre plateforme est prête et que votre équipement l'est également, testez toutes les fonctions que vous prévoyez d'utiliser pendant votre webinaire. Passez d'un écran à l'autre, changez les présentateurs, cliquez sur les liens, testez votre diaporama ainsi que tout ce dont vous pensez avoir besoin de vous servir pendant votre présentation. En d'autres mots, faites tout comme si c'était le jour j.

7. Marketing

La prochaine étape consiste à déterminer comment atteindre les personnes que vous souhaitez voir participer à votre webinaire. Si vous préparez un webinare pour vos clients et que vous avez leur coordonnées dans votre liste de diffusion, la tâche sera facile. Avoir un outil d'email marketing ou d'automation marketing avec un outil de management d'évènement et de webinaire intégré  rendra le tout encore plus facile. 

Lorsque tous vos outils sont liés, vous pouvez incorporer la participation à un webinare à votre chaîne d'automation, ou créer des listes d'invitation ciblées directement pour ceux qui constitueraient la meillere audience pour un webinaire spécifique.

Avec une bonne plateforme d'automatisation, il est aisé de reconnaitre quels type d'intérêts un client ou un prospect a, ou dans phase ils se situent : cherchent-ils à acheter ou a améliorer quelque chose ? Sont-ils mécontents et on donc besoin d'être rassurés ? Sont-ils nouveaux et curieux d'apprendre ?

Le marketing automation peut également vous aider à attirer l'attention de votre ROI sur votre webinaire en reciblant ceux qui se sont inscrits - et peut être ceux qui ne se sont finalement pas présentés.

Lorsque vous animez un webinaire pour des prospects, vous devez dans un premier temps les atteindre, d'une façon ou d'une autre. Vous avez beaucoup d'options, ne serait-ce que via les réseaux sociaux ou la publicité en ligne. Selon votre audience cible, vous pouvez essayer :

  • Les publicités Facebook
  • Les publicités LinkedIn
  • Les publicités Google Display
  • Les publicités Instagram

Vous pouvez également choisir vous même les participants et ne pas animer un webinaire public.


Liana Technologies utilise la publicité sur les réseaux sociaux pour faire la promotion de ses webinaires.

Quelque soit la cible de votre marketing, vous devez faire parvenir des informations les plus claires possibles concernant votre webinaire. De cette façon vous allez éviter d'être assailli par des questions avant l'évènement, et vous pourrez également mettre en place un sentiment de sécurité pour votre audience. Dites-leur explicitement comment et quand rejoindre le webinaire, et prévenez-les si des installations supplémentaires sont nécessaires. 

8. Évènement

Les jour j est arrivé et vous êtes prêt à présenter votre webinaire au monde entier. C'est à ce moment que tout devient technique et que vous devez procéder étape par étape. 

Au cas où, par exemple, le lien pour accéder au webinaire ne fonctionne pas, ayez quelqu'un prêt à répondre aux requêtes pour un nouveau lien, ou n'importe quoi d'autre qui puisse être demandé. Lorsque le webinaire aura commencé, vous n'aurez pas le temps de vous occuper des problèmes techniques. 

Pour éviter tout conflit avec le timing - surtout dans des plus grosses entreprises où plusieurs personnes utilisent les outils de webinaires - mettez en place un calendrier pour gérer l'organisation des webinaires. Essayez de ne pas en planifier plusieurs par jours, et focalisez vous entièrement sur votre webinaire du jour. Surveillez également les plannings webinaires de vos concurrents : vous voulez vous démarquer, et non être enseveli sous une pile de webinaires similaires aux vôtres.

Décidez comment vous souhaitez gérer les questions posées par les participants. Vous pouvez décider de garder un peu de temps pour répondre aux interrogations de votre audience à la fin du webinaire ou bien de le faire durant votre présentation. Pensez également à la façon dont vous pourriez gérer les questions sur lesquelles vous n'auriez pas le temps de vous pencher. 

Vérifiez encore et encore tous les aspects techniques à l'avance - environ une demie-heure avant que votre webinaire ne commence. De cette façon, vous aurez le temps de corriger toute erreur avant qu'il ne soit temps de commencer.

Vérifiez votre caméra ainsi que votre micro. Vérifiez aussi que votre partage d'écran fonctionne à la perfection. Si votre webinaire à une option d'enregistrement de session, vérifiez également que l'enregistrement débutera dès que vous commencerez votre webinaire.

Maintenant, respirez. Souriez. Cliquez sur "démarrer" et souhaitez la bienvenue à vos participants. Pour ce qui est du reste, vous connaissez puisque vous l'avez répété. 

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Il est temps de conclure votre webinaire. Remerciez vos spectateurs pour leur temps, et expliquez-leur comment se déroulera la suite. Vous pouvez également évoquer l'après-webinaire au début de votre session, de cette façon les participants qui partiront avant la fin seront aussi au courant. Terminez le webinaires (et l'enregistrement) et soyez sûr que tout soit bien éteint avant de faire un commentaire - positive ou négatif.

9. L'après webinaire

Pour que la boucle soit bouclée, revenons sur l'objectif de votre webinaire une dernière fois. Que votre but soit d'obtenir plus de leads, de donner plus de valeur à vos clients ou simplement de faire partager du contenu explicatif, contactez toujours les personnes qui ont visionné votre webinaire. Gardez en tête que les newsletters avec le titre "Merci de votre participation" ont généralement un taux d'ouverture assez remarquable.

Vous pouvez envoyer un questionnaire de retour si vous voulez simplement avoir une idée de comment votre performance a été perçue et comment vous pourriez vous améliorer. Cela peut être une bonne idée d'inclure une question numérique comme par exemple : "Sur une échelle de 1 à 5, comment avez vous apprécié notre présentation ?". De cette manière, vous pouvez avoir une moyenne chiffrée à rapporter.  

Réfléchissez bien comment, où et avec qui vous souhaitez partager l'enregistrement de votre webinaire. Le partager sur YouTube efface l’aspect de votre webinaire en tant qu’événement à un moment précis et devient une simple vidéo. Vous voudrez peut-être faire cela dans certains cas, en particulier dans le secteur du B2B où l'interactivité de l'événement est utilisée. En outre, la publicité du webinaire en tant que "uniquement pour les clients" ou "uniquement pour un nombre limité de personnes à une date précise" fonctionne surtout au stade de la commercialisation. 

Pour les clients et les prospects, vous pouvez envoyer une newsletter exhaustive contenant l'enregistrement du webinaire, peut-être quelques articles en relation avec le sujet et, bien sûr, l'enquête feedback. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, appeler les participants qui avaient des questions plus précises pendant le webinaire et ainsi prendre le temps de leur fournir une réponse plus détaillée. 

Passez en revue tous les feedbacks que vous avez reçu et prenez les en compte. L'une des meilleures questions que nous avons dans nos enquêtes feedback est : "Quels sujets souhaiteriez-vous que nous abordions lors de notre prochain webinaire ?". En écoutant les requêtes de vos clients, vous pouvez être sûr que la qualité de vos webinaires ne fera que s'améliorer. Il est déjà temps de commencer à préparer le prochain !

Mais avant de vous y mettre, prenez un instant pour prendre connaissance de notre check-list ci-dessous.

Regardez notre webinaire sur la création de newsletter bien ciblées

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Fanni Mäki

Fanni Mäki est Coordinatrice Marketing chez Liana Technologies, activement impliquée dans l'organisation de webinaires chez Liana. Pendant son temps libre, Fanni aime rester dans son canapé et c'est également une cinéphile qui participe occasionnellement à un marathon.

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