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Comment se préparer au RGPD ? (et comment nous nous y prenons)

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Comment se préparer au RGPD ? (et comment nous nous y prenons) Il faut absolument éviter de se retrouver surpris lorsque les premières demandes de données arriveront.

La date de mise en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR en anglais) approchant, le sujet est sur toutes les lèvres de marketers. Ces nouvelles régulations au niveau européen ont pour but d'harmoniser et de renforcer les lois sur la protection des données pour les citoyens de l'UE, et de réorganiser la façon dont les organisations traitent les données et abordent le sujet de leur protection. 

Ce règlement de l'UE sera la base que chaque État membre devra suivre. Chaque pays sera donc libre d'étayer sa législation à partir de ce document, mais pas de l'assouplir. De nombreux détails restent flous et les interprétations du texte font encore débat. Mais de nombreux éléments sont déjà connus. Nous avons décidé de partager avec vous une série d'articles pour découvrir petit à petit le contenu de ce règlement et vous offrir des conseils avisés pour mieux vous préparer. 

Le règlement sera appliqué à partir du 25 Mai 2018. Il concernera aussi les sociétés localisées hors de l'UE mais qui proposent des biens et des services, ou collectent des données de citoyens européens. Il en va de même pour les partenaires technologiques et prestataires de logiciels qui devront aussi s'adapter aux exigences du RGPD, et stocker leurs données au sein de l'Union Européenne même s'ils opèrent depuis un pays non-membre. 

Le droit d'accès aux données

Cette extension des droits des individus sur leurs données leur permettra de demander aux responsables de traitement de données quelles informations personnelles sont traitées, où elles le sont, et dans quel but. 

Un responsable de traitement de données devra être en mesure de faire parvenir une copie des données personnelles gratuitement et dans un format clair et lisible. 

Il n'aura donc jamais été aussi facile pour une personne de demander à consulter ses données personnelles, qui plus est gratuitement. Il est donc fort probable que ce droit soit exercé beaucoup plus fréquemment.

Dans la pratique, ce droit s'applique à toutes données que l'individu a transmis lui-même lors de l'utilisation de certains services. En d'autres termes : un clic dans une newsletter ou un formulaire rempli sont des données que le sujet a lui-même transmis. En revanche, un commentaire sur ce même individu que votre équipe commerciale a ajouté dans votre CRM n'en est pas. 

Le RGPD introduit aussi à quelques exceptions près, le droit pour un individu d'obtenir ses données "matériellement" et son droit à l'oubli. 

Commencez par identifier quelles données personnelles vous traitez, et où elles sont stockées 

Chaque responsable des informations doit se préparer au RGPD bien à l'avance. Il faut absolument éviter de se retrouver surpris lorsque les premières demandes de données arriveront. 

Commencez vos préparatifs en identifiant quelles données à caractère personnel vous collectez, et où vous les gardez. Une fois votre situation actuelle clarifiée vous pourrez petit à petit vous assurer que les données sont dorénavant stockées et traitées convenablement. Vous pourrez ensuite passer à la question suivante : qui traitera les demandes de données, et comment ? 

Le RGPD s'applique aussi aux sociétés basées hors-UE si celles-ci proposent des biens ou services dans l'Union Européenne, ou collectent des données de citoyens européens. Le focus de ce nouveau règlement est la sécurité. Par conséquent, respecter la loi et vous assurer que vos partenaires technologiques et prestataires de solutions digitales sont en règle deviendra plus important que jamais. 

Si vous avez un partenariat avec un prestataire de solution digitale ne disposant pas de bureaux ou de service client en Europe, pouvez-vous vraiment vous assurer qu'il garde toutes les données personnelles au sein de l'UE ? Si votre partenaire technologique ne vient pas de l'UE, comment être sûr qu'il respecte les exigences du RGPD ? 

Liana Technologies se prépare 

La préparation au RGPD fait partie de nos priorités depuis un bon moment, et nous restons très vigilants quant aux développements concernant ce règlement. Voici comment nous nous préparons : 

  • Nous mettons à jour nos solutions à l'heure où nous écrivons ces lignes afin de respecter toutes les nouvelles législations bien avant qu'elles entrent en vigueur. Nous développons nos systèmes pour qu'ils permettent d'exécuter les demandes liées aux données personnelles et au droit à l'oubli, afin que nos clients puissent remettre, transférer et supprimer ce type de données sans effort. Nos systèmes enregistrent déjà les données à caractère personnel, et celles-ci peuvent facilement être examinées.
  • La sécurité de l'information a toujours été notre priorité. Nos employés suivent avec attention les informations relatives à la sécurité des données et réagissent très rapidement à toutes vulnérabilités. 
  • Nous participons activement à des séminaires sur le RGPD et suivont en continu le développement du règlement et comment l'adapter à nos différents marchés. 
  • Nos données sont stockées et traitées au sein de l'Union Européenne, et respectent les législations en vigueur localement. 
  • Nous avons accepté de réaliser des audits réguliers par des tiers sur la sécurité de nos informations. Liana Technologies s'est récemment vu attribué les certificats CSA et FINCSC. Ces certifications confirment la fiabilité de nos pratiques d'email marketing et un haut niveau de cyber-sécurité au sein de notre organisation. 

Nous promettons à nos clients que notre technologie et nos procédés sont en accord avec le RGPD. De plus nous vous tiendrons à jour et offrirons plus d'informations au fur et à mesure que nous avançons. Pour toute question sur le RGPD ou l'email marketing en général, vous pouvez nous contacter à hello@lianatech.fr

La prochaine partie de notre série abordera le RGPD du point de vue d'un email marketer ! 

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