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Comment écrire une bonne newsletter interne ?

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Vous souhaitez mettre en place une newsletter interne mais ne savez pas vraiment par où commencer ? Ou peut-être en avez-vous déjà une mais vous souhaitez rafraichir son contenu ?

Voici quelques conseils en matière de contenu et de design pour vous aider à construire une bonne newsletter interne. 

Idées de contenu

Informez sur ce qu'il se passe dans votre entreprise

Une newsletter interne est une bonne opportunité d'informer tout le monde par rapport aux événements qui concernent l'entreprise, comme par exemple une participation à un salon ou autre type de réunion, un article dans un magazine... (et même les soirées !). Il s'agit là d'une bonne façon de notifier les employés de ce que fait l'entreprise. 

Chez Liana, nous aimons renforcer notre esprit d'équipe en nous retrouvant dans un contexte plus informel dès que nous en avons l'opportunité : 

Si vous utilisez les produits de votre entreprise dans votre travail de tous les jours, vous pouvez aussi informer les employés des mises à jour disponibles – que ce soit un logiciel, du matériel ou tout autre type de produit. Cela dit, vous pouvez toujours informer tout le monde des mises à jour, même si vous n'utilisez pas les produits de votre entreprise. 

Voici comment MacPaw procède :

Vous pouvez également évoquer les dernière nouvelles concernant votre industrie – technologiques, économiques, légales etc.

Mettez vos employés en avant

Il est important de se sentir accueilli, et la newsletter interne est un bon moyen d'informer vos équipes lorsqu'un.e nouvel.le employé.e ou un.e nouvel.le interne commence à travailler dans l'entreprise. Une simple mention et une photo sont suffisants, et le.la nouvel.le arrivant.e sera ravi.e de cette introduction. 

Vous pouvez également informer tout le monde lorsqu'un.e employé.e à une promotion, ou change d'équipe. Présenter les différents services de votre entreprise chaque mois et/ou mettre en avant le travail d'une personne en particulier est également un bon moyen de faire en sorte que les gens se sentent impliqués. 

Il peut être intéressant de mettre en avant les expériences de certains employés. Voici quelques exemples : 

  • Si vous avez des bureaux dans différents pays et que l'un de vos employés visite un nouveau bureau pour quelques jours, ils peuvent raconter comment cela s'est passé.
  • Présenter un employé au hasard avec des questions plus ou moins sérieuses.
  • Demandez à un membre du conseil d'administration, à un chef d'équipe ou à un employé de raconter leur histoire : comment ils ont commencé à travailler pour l'entreprise et comment ils ont atteint leur poste actuel.

En fonction du secteur d'activité de votre entreprise, vous pouvez également informer tout le monde des projets publiés, du meilleur commercial du mois — en bref, prenez le temps de montrer les réalisations de vos collaborateurs sous différents angles. 

Créez un bloc "news" avec un ton plus léger

Lorsqu'une date spéciale approche, vous pouvez écrire sur le jour ou la fête en question (comme un jour férié, Noël, les vacances d'été, etc.). Si certains de vos collègues viennent de différents pays ou si l'entreprise a des bureaux dans d'autres parties du globe, il peut être intéressant de parler de la fête nationale ou des traditions de chaque pays lorsque la date approche, tout comme nous le faisons :

Pour certaines occasions, vous pouvez adapter le template de votre newsletter pour être en accord avec la période (Noël, par exemple).

Pour alimenter ce type de news et créer une atmosphère plus légère au sein de votre entreprise, vous pouvez organiser des petits concours entre employés et révéler les résultats dans votre newsletter interne. Vous aurez très certainement des anecdotes intéressantes à raconter, ainsi que des vidéos à partager. 

Design Within Reach a créé un concours orginial pour mettre à l'épreuve la créativité de chacun.

Vous pouvez aussi créer une section "life hack", pour donner des conseils pratiques au bureau : vous pouvez ainsi par exemple rappeler comment créer des messages d'absence automatiques avant les périodes de vacances, ou tout autre pro tips utiles.  

Toutes ces informations vous font un peu tourner la tête ? Ne chargez pas votre newsletter avec trop de sujets à la fois. À la place, abordez un sujet différent dans chaque newsletter pour les diversifier. 

À quoi devrait ressembler votre newsletter ? 

Comme une newsletter interne est moins fomelle qu'une newsletter classique, un ton plus léger peut être utilisé. Cela permettra aux destinataires de se sentir plus proche de vous et de l'entreprise. Vous pouvez insérer des points d'exclamation, des emojis, des figures de style et même des points d'humour propre à vous même. 

Incorporer des images peut également illuminer votre newsletter. Utilisez des photos de la vie dans votre entreprise, de vos employés, de vos bureaux et des pièces de vie commune – bien mieux que d'utiliser des images venant de banques de téléchargement. Faites cependant attention de ne pas trop les utiliser dans la même newsletter. 

Voici un exemple de Nerdery

Vous pouvez utiliser la même image d'en-tête, le même logo ou le même emoji dans chacune de vos newsletters pour créer une structure récurrente. Par exemple, si votre entreprise vend des piscines et que vous souhaitez jouer là-dessus, vous pouvez utiliser un emoji dauphin, poisson ou autre dans le titre de chacune de vos newsletters internes. 

Pour correspondre à notre thème de la jungle, un emoji singe a été choisi pour nous représenter :

Si vous désirez rediriger vos lecteurs vers d'autres pages web mettant en avant différents projets publiés par vos employés, vous pouvez bien évidemment incorporer les liens. Vous pouvez aussi ajouter des vidéos ou un lien vers une vidéo.

Souvenez-vous des essentiels 

Voici quelques règles importantes à prendre en compte :

  • Police : n'utilisez pas plus de deux polices différentes, et choisissez une couleur de police facile à lire.
  • Couleurs : vives ou plus classiques, comme vous le souhaitez. 
  • Effets : faites attention de ne pas les utiliser à outrance, le contenu devient vite moins intéressant lorsque tout brille et que l'oeil se sent agressé.

Vous pouvez trouver plus de conseils pour construire une bonne newsletter juste ici, et vous pouvez également vous renseigner sur les tendances en matière de design pour vos emails en 2020 dans cet article.

Derniers détails importants

La longueur de votre newsletter interne est également importante. TL;DR - trop long, pas lu - doit être votre motto. C'est pourquoi 5 ou 6 sections par newsletter est le nombre maximum de sections que vous devriez avoir, et certaines peuvent être vraiment courtes (par exemple, la section "life hack").

Si vous avez beaucoup de choses à dire et que vous ne pouvez vraiment pas réduire la taille de votre contenu, vous pouvez envoyer une newsletter interne toutes les deux semaines au lieu d'une par mois : le contenu sera plus court et vos employés et collègues recevrons une newsletter plus souvent !

Dernier point : votre liste de diffusion. Dans l'idéal, vous voudrez envoyer votre newsletter interne à tous les employés, incluant les membres du conseil d'administration. Vous pouvez cependant considérer d'envoyer votre newsletter à d'autres destinataires, comme des entreprises partenaires ou d'autres importantes parties prenantes. Le choix vous appartient !